Mentions légales

Éditeur du site
Association MAVKA — association loi 1901, n° RNA W161010493.
Siège social : 10 lotissement Les Hauts de Neuillac, 16410 Garat
E-mail : contact@mavka16.fr
Directrice de la publication : Larysa MAS, présidente.

Hébergement
Hostinger International Ltd.
61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Chypre
www.hostinger.fr

1. Responsable du traitement

Association MAVKA — association loi 1901, n° RNA W161010493.
Siège social : 10 lotissement Les Hauts de Neuillac, 16410 Garat
E-mail : contact@mavka16.fr
Site internet : https://mavka16.fr
Représentante légale : Larysa MAS, présidente.

Pour toute question concernant la protection des données personnelles ou l'exercice de vos droits, vous pouvez contacter MAVKA à l'adresse contact@mavka16.fr.

2. Données susceptibles d'être collectées

Les données collectées dépendent de votre relation avec MAVKA et de l'activité concernée. MAVKA applique le principe de minimisation et cherche à ne collecter que les informations nécessaires à la finalité poursuivie.

2.1 Identification et contact

• nom et prénom ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• informations nécessaires à l'identification d'une personne lorsque cette identification est nécessaire.

2.2 Préinscriptions, inscriptions et participation

• activité ou événement concerné ;
• préinscription ou inscription ;
• disponibilités ;
• âge ou tranche d'âge lorsque cette information est nécessaire ;
• informations relatives au représentant légal pour un mineur ;
• historique utile à l'organisation et au suivi de la participation ;
• informations pratiques strictement nécessaires à l'activité.

Une préinscription ne signifie pas nécessairement qu'une activité sera organisée.

2.3 Bénévoles et intervenants

• coordonnées ;
• présentation et parcours ;
• expériences, compétences et savoir-faire ;
• activités proposées ou réalisées ;
• disponibilités ;
• informations relatives aux projets développés avec MAVKA ;
• échanges avec l'association ;
• documents nécessaires à certaines missions.

Certaines informations peuvent être présentées publiquement avec l'accord de la personne concernée. D'autres restent internes à MAVKA.

2.4 Qualifications et justificatifs

Lorsque la nature d'une activité ou d'une mission le nécessite, MAVKA peut traiter des informations relatives aux diplômes, certifications, qualifications, formations, autorisations professionnelles, assurances ou autres justificatifs nécessaires à la mission. La déclaration d'une qualification et sa vérification par MAVKA sont distinguées. Les justificatifs sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs responsabilités ; lorsque la conservation d'une copie n'est pas nécessaire, MAVKA peut se limiter à enregistrer le résultat de la vérification, sa date et la personne qui l'a effectuée.

2.5 Prestataires professionnels

Dans le cadre des relations avec les prestataires indépendants, MAVKA peut notamment traiter : identité et coordonnées professionnelles, SIREN/SIRET, informations relatives à l'activité professionnelle, coordonnées bancaires nécessaires au paiement, factures et informations comptables, assurances, qualifications ou autorisations nécessaires, Fiches de mission, contrats et documents administratifs nécessaires à la relation professionnelle.

2.6 Données relatives à la sécurité et à la santé

Dans certaines activités, une information particulière peut être nécessaire pour assurer la sécurité de la personne (par exemple une allergie ou une précaution importante). Ces informations peuvent constituer des données concernant la santé et bénéficient d'une protection renforcée : MAVKA ne les demande que lorsqu'elles sont réellement nécessaires à l'activité concernée et en limite l'accès aux personnes qui doivent en avoir connaissance. Lorsque le traitement repose sur le consentement de la personne concernée ou de son représentant légal, ce consentement est recueilli de manière spécifique et peut être retiré dans les conditions prévues par le RGPD. MAVKA ne constitue pas de dossier médical.

2.7 Espace bénévole et outils numériques

Lorsqu'un espace personnel ou un outil numérique est mis à disposition, MAVKA peut traiter notamment : les informations du profil, les activités proposées ou associées à la personne, les confirmations de participation, les informations nécessaires à l'organisation des activités, les droits et niveaux d'accès, les informations nécessaires à la sécurité et au fonctionnement des comptes, les documents administratifs transmis, et certaines informations internes relatives au développement d'une activité ou d'un projet. Les informations identifiées comme internes ou privées ne sont pas publiées sur les supports publics de MAVKA.

2.8 Communication et demandes de contact

• messages transmis par les formulaires ;
• échanges par e-mail ;
• demandes adressées à l'association ;
• informations nécessaires au suivi de ces échanges.

2.9 Photographies et vidéos

Des photographies ou vidéos peuvent être réalisées lors de certaines activités ou événements. L'utilisation d'images permettant d'identifier une personne est réalisée conformément aux règles applicables, à la présente politique et, lorsque nécessaire, à une Autorisation de droit à l'image distincte. Les supports autorisés peuvent notamment concerner le site de MAVKA, ses réseaux sociaux, ses supports imprimés, ses documents destinés aux partenaires ou financeurs et, lorsque la personne l'a expressément autorisé, la presse et les médias.

3. Mineurs

Certaines activités de MAVKA peuvent accueillir des enfants ou adolescents. Les données concernant un mineur sont limitées aux informations nécessaires à son inscription, à sa participation, à sa sécurité et à l'organisation de l'activité. Les informations nécessaires concernant le parent ou représentant légal peuvent également être collectées ; lorsque le consentement du représentant légal est nécessaire, MAVKA le recueille dans les conditions applicables. Une attention particulière est portée à la protection des données et des images des mineurs.

4. Pourquoi MAVKA utilise-t-elle ces données ?

Finalité	Base juridique principale
Répondre à une demande de contact	Mesures précontractuelles ou intérêt légitime selon la nature de la demande
Gérer une préinscription ou une inscription	Exécution de mesures prises à la demande de la personne ou exécution de la relation concernée
Organiser et suivre une activité	Exécution de la relation concernée et/ou intérêt légitime de MAVKA à organiser ses activités
Communiquer les informations pratiques relatives à une activité	Exécution de la relation concernée
Gérer les relations avec les bénévoles et intervenants	Intérêt légitime de MAVKA à organiser ses activités et engagements associatifs
Gérer les profils, accès et espaces personnels	Intérêt légitime de MAVKA à organiser et sécuriser ses outils et activités
Vérifier une qualification, une assurance ou une autorisation	Obligation légale lorsqu'elle existe, ou intérêt légitime lorsqu'une vérification est nécessaire et proportionnée
Gérer les prestataires, contrats, missions, factures et paiements	Exécution du contrat et obligations légales
Respecter les obligations comptables, fiscales ou administratives	Obligation légale
Utiliser une photographie ou vidéo lorsque le consentement est requis	Consentement
Traiter certaines données sensibles lorsque le consentement constitue la base appropriée	Consentement explicite
Produire des statistiques pour comprendre les besoins et développer les activités	Intérêt légitime — résultats agrégés ou anonymisés lorsque cela est possible

Le choix de la base juridique dépend du traitement concerné : le consentement n'est donc pas utilisé automatiquement pour tous les traitements. MAVKA ne vend ni ne loue les données personnelles à des tiers à des fins commerciales.

5. Durées de conservation

Les données ne sont pas conservées indéfiniment. Elles sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, puis supprimées ou, lorsque cela est nécessaire, archivées pendant la durée permettant à MAVKA de respecter ses obligations légales ou de défendre ses droits. À titre indicatif :

Type de données	Durée ou critère de conservation
Demandes de contact	Jusqu'à 2 ans après le dernier échange, sauf nécessité particulière
Préinscriptions qui ne donnent pas lieu à une activité	Jusqu'à la clôture ou à l'abandon de l'activité concernée, puis suppression dans un délai raisonnable
Données nécessaires à la participation à une activité	Pendant la durée nécessaire à l'organisation et au suivi de l'activité, puis conservation limitée lorsqu'elle reste justifiée
Données des bénévoles et intervenants actifs	Pendant la durée de la collaboration, puis conservation limitée des éléments nécessaires au suivi ou à la défense des droits de MAVKA
Profil public d'un bénévole ou intervenant	Pendant la collaboration, ou jusqu'à sa dépublication lorsqu'elle intervient plus tôt
Données internes relatives à un projet personnel	Pendant la durée de l'accompagnement, puis suppression lorsqu'elles ne sont plus nécessaires
Qualifications et justificatifs	Pendant la durée nécessaire à leur vérification et au suivi de l'activité concernée ; une trace de la vérification peut être conservée lorsque cela est justifié
Données des prestataires et contrats	Pendant la relation contractuelle, puis selon les durées légales ou les besoins de preuve applicables
Factures et documents comptables	Pendant la durée légale applicable
Données particulières de sécurité ou de santé	Pendant la durée strictement nécessaire à l'activité concernée, sauf obligation particulière
Données relatives aux accès numériques	Pendant la durée de l'accès, puis pendant une durée limitée lorsqu'une trace reste nécessaire pour la sécurité
Photographies et vidéos	Selon la durée et les supports prévus par l'autorisation applicable, et sous réserve du retrait du consentement lorsqu'il constitue la base du traitement

6. Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles, selon les besoins :

• aux dirigeants ou personnes habilitées de MAVKA ;
• aux bénévoles ou intervenants concernés par une activité, uniquement pour les informations nécessaires à leur mission ;
• aux prestataires professionnels concernés ;
• aux partenaires lorsque la transmission est nécessaire à une activité ou à un projet et qu'elle repose sur une base juridique appropriée ;
• aux prestataires techniques utilisés par MAVKA pour l'hébergement, les formulaires, les inscriptions, les paiements, les communications ou d'autres services nécessaires ;
• aux administrations, autorités ou organismes lorsqu'une obligation légale impose cette transmission.

Les droits d'accès sont adaptés aux fonctions et aux besoins des personnes concernées. MAVKA ne donne pas un accès général à l'ensemble de ses données à tous ses bénévoles ou intervenants.

7. Prestataires techniques et transferts hors Union européenne

MAVKA peut utiliser des services fournis par des prestataires techniques pour l'hébergement, les communications, les formulaires, les paiements ou d'autres fonctions nécessaires à ses activités. Certains de ces services peuvent entraîner un traitement de données en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen. Lorsque cela est le cas, MAVKA veille à ce que le transfert repose sur un mécanisme prévu par le RGPD, notamment une décision d'adéquation ou des garanties appropriées lorsque celles-ci sont nécessaires. Les informations sur les transferts applicables peuvent être demandées à MAVKA à l'adresse contact@mavka16.fr.

8. Vos droits

Selon la base juridique et la nature du traitement, vous pouvez disposer notamment des droits suivants :

• droit d'accès à vos données ;
• droit de rectification ;
• droit à l'effacement lorsque les conditions sont réunies ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition lorsque ce droit est applicable ;
• droit à la portabilité lorsque les conditions sont réunies ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements réalisés avant son retrait. Pour exercer vos droits : contact@mavka16.fr. MAVKA peut demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier l'identité de la personne lorsque cela est nécessaire, et répond aux demandes dans les délais prévus par le RGPD (en principe un mois).

Si vous estimez, après avoir contacté MAVKA, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) : www.cnil.fr

9. Sécurité et confidentialité

MAVKA met en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées à ses moyens, à la nature des données et aux risques identifiés, pouvant notamment comprendre : des accès personnels, des droits d'accès adaptés aux responsabilités, l'utilisation de mots de passe, la limitation de l'accès aux documents sensibles, la suppression ou la désactivation des accès devenus inutiles, la protection des outils utilisés, la sauvegarde des informations nécessaires, la sensibilisation des personnes ayant accès aux données, et le recours à des prestataires présentant des garanties appropriées.

Les bénévoles, intervenants, dirigeants et prestataires ayant accès à des données personnelles doivent respecter leur confidentialité et ne les utiliser que dans le cadre de leurs missions.

10. Cookies et autres traceurs

Le site de MAVKA peut utiliser des cookies ou autres traceurs. Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du site peuvent être utilisés sans consentement lorsqu'ils remplissent les conditions prévues par la réglementation. Les traceurs nécessitant un consentement ne sont utilisés qu'après le choix de l'utilisateur : lorsque cela est nécessaire, un outil de gestion des préférences permet d'accepter, de refuser ou de modifier les choix concernant les traceurs. Les informations détaillées relatives aux cookies et traceurs effectivement utilisés peuvent être précisées dans une politique ou un module d'information dédié sur le site.

11. Évolution de la présente politique

La présente politique peut évoluer afin de tenir compte des évolutions des activités de MAVKA, des outils utilisés, des obligations légales ou réglementaires, et des recommandations des autorités compétentes. Lorsqu'une modification importante concerne la manière dont les données sont utilisées, les personnes concernées sont informées lorsque cela est nécessaire. La version en vigueur est disponible sur le site officiel de MAVKA : https://mavka16.fr

Date de mise à jour : 28 septembre 2026